Quando la casa è il tuo nuovo ufficio – Come mantenere l’operatività in tempo di crisi

Anche se l’home office non è certo una novità, le sue origini risalgono agli anni ’80, secondo un’analisi effettuata dalla  BBC “5 Live Wake Up To Money“, si è visto come tra il 2008 e il 2018, nei paesi anglosassoni, c’è stato un aumento del 74% nel numero di persone che ha scelto di lavorare da casa.

In particolare, in periodi complicati, è sempre stato fondamentale che le aziende fossero in grado di mantenersi in funzione “accendendo” la modalità smart working, utilizzando la tecnologia, le funzionalità online, le funzionalità cloud e ora la capacità di fornire connettività video collaborativa in tempo reale che sta arricchendo l’intera esperienza.

Ad esempio, alcune soluzioni di video conferencing, tra cui la nostra piattaforma di collaborazione Vidyo, consentono di mantenere l’operatività e gestire situazioni problematiche in cui la presenza fisica dell’operatore è determinante come ad esempio in tre strutture sanitarie in Israele che stanno fornendo tutte le loro cure mediche, somministrabili a distanza, attraverso Vidyo per evitare di esporre il personale a pazienti affetti da coronavirus.

Non solo, già in precedenza, di fronte a gravi casi di maltempo, causati da neve e ghiaccio, l’azienda anglosassone, Futures Housing Group è stata in grado di far lavorare i propri operatori da casa senza minimamente interrompere le attività del contact center.

Indipendentemente dal caso specifico è chiaro che come lo scenario attuale stia ponendo un’enfasi molto maggiore sulla necessità di lavorare da casa come mai prima d’ora ed è altrettanto chiaro che le comunicazioni video stanno aiutando a mantenere standard lavorativi equivalenti a quelli dell’ufficio.

Tuttavia, trattandosi di una disciplina piuttosto nuova, in questi primi mesi di lavoro da casa forzato abbiamo potuto assisterere a tutta una serie di malfunzionamenti dovuti all’inesperienza che possono essere aggirati osservando alcuni accorgimenti.

Alcuni consigli da considerare se stai lavorando da casa

Rispetto degli orari e dell’agenda: Mantenere alti gli standard di comunicazione deve essere l’obiettivo finale, ma deve rientrare nell’ambito di una più ampia strategia di accesso remoto. In questa fase sono consigliati incontri periodici online ed eventuali incontri di recupero. Mentre, i team manager o team leader, avranno un ruolo ancora più cruciale nel garantire il rispetto degli orari e delle scadenze e il monitoraggio delle attività.

Non sottovalutare la sicurezza: non importa da dove ci si connetta per iniziare la propria giornata lavorativa, è invece fondamentale che le aziende siano consapevoli della necessità di sistemi di protezione dati affidabili.

Prima ancora di iniziare, aziende e personale devono strutturare connessione internet e sicurezza. Hacker e truffatori spesso vedono i lavoratori domestici inesperti o come un obiettivo primario. Per proteggere le informazioni, la maggior parte delle aziende, negli uffici, utilizza una rete privata virtuale (VPN) e, quando il personale lavora da casa, sarà comunque necessario essere certi che il proprio provider di rete domestica consenta di connettersi a una VPN.

Assistenza e supporto IT: Le aziende potrebbero inoltre dover acquistare più licenze o espandere la capacità di connettività per soddisfare l’attuale aumento della domanda. Qualunque sia la scelta effettuata, chi lavora a casa dovrebbe sempre essere in grado di richiedere assistenza e supporto IT come fosse in ufficio.

Articolo a cura di Enghouse

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