La piattaforma KIM– Knowledge Intelligent Management, realizzata da Omega3C, con Semantic Engine offre alle aziende un modo nuovo di recuperare, con precisione, i contenuti e tutte le informazioni presenti in azienda combinando per la prima volta ricerca semantica e interfaccia in linguaggio naturale.
Il motore di ricerca semantico integrato, tecnologicamente molto avanzato, consente di semplificare e rendere più efficace l’accesso alla conoscenza e alle informazioni disponibili.
Fonti delle informazioni
Un unico repository della documentazione cui possono accedere utenti con diversi ruoli e livelli di permesso, direttamente collegata al motore semantico e alla knowledge base aziendale.
La piattaforma KIM gestisce facilmente una vasta gamma di informazioni provenienti da più fonti (cartelle di sistema, Internet, Intranet, RSS, ecc.), raccolte documenti, video o connettori per acquisire dati da fonti alternative (social network, e-mail, SMS, feed di notizie). Inoltre, permette di gestire facilmente vari formati di dati (doc, HTML, txt, ecc.).
Un’interfaccia di editing intuitiva consente di scrivere un documento o importarne uno già disponibile, visualizzarne e modificarne gli attributi e se opportuno pubblicare lo stesso contenuto con diverse «intestazioni» (es. stesso testo per prodotti differenti – intestazioni).
Ricerca delle informazioni con Linguaggio Naturale
Omega3C propone un’interfaccia web di utilizzo della KB con layout e funzionalità standard, eventualmente integrabili all’interno del Portale aziendale già sviluppato. Il sistema di configura come un box di ricerca, nel quale l’utente riporterà il proprio quesito in linguaggio naturale.
Il sistema interrogherà il database contenente le informazioni riconducibili alla ricerca fatta e, una volta trovate le possibili soluzioni, il sistema le restituisce all’utente ordinate per livello di pertinenza (l’utente può però impostare differenti criteri di ranking, es. per data di validità del documento). Cliccando sul link del contenuto ricercato si aprirà il documento recuperato.
Funzionalità editing evolute
La soluzione viene integrata con un Editor documentale per la creazione, modifica, archiviazione, pubblicazione e controllo della documentazione prodotta.
Omega3C metterà a disposizione del cliente un’interfaccia documentale che faciliterà la raccolta e la gestione documentale e in maggior dettaglio. Qui di seguito sono descritte alcune funzionalità:
Console di Gestione dei Documenti: contiene il riepilogo dei documenti creati, le funzionalità di amministrazione e gestione degli utenti e l’accesso alla pagina di esportazione della lista dei documenti presenti nella KB.
- Funzionalità di creazione, modifica, cancellazione, archiviazioni, duplica e preview degli attributi del documento
- Differenti filtri e modalità di filtro (ricerca testuale, selezione ecc.) disponibili per poter identificare il documento da modificare
- Visibilità di utente e data di creazione e modifica di un documento
- Visibilità della validità di un documento all’interno di un certo orizzonte temporale
- Visibilità delle classificazioni e tipologie del documento definite in funzione del loro utilizzo e visibilità
- Possibilità di identificare velocemente i documenti in evidenza
Proprietà Documento: dove sono contenute le funzionalità per la gestione degli attributi del documento e relative alla sua visibilità e pubblicazione.
- Possibilità di associare allo stesso contenuto differenti attributi (es. prodotti o servizi)
- Selezione della data di pubblicazione di un documento e della sua validità (opzionale)
- Identificazione del tipo di documento e della sua classificazione/visibilità. Diverse tipologie di documenti possono essere utilizzate e/o esposte in modo differente verso gli utenti
- Flag per mettere in evidenza i documenti. È possibile impostare anche data di validità (da/a) in modo da attivare e/o disattivare l’hot topic
- Dettagli disponibili eventualmente pubblicabili nell’intestazione del documento.
- Campi note disponibili eventualmente pubblicabili nell’intestazione del documento
Gestione dei Contenuti: consente la generazione di documenti strutturabili su una o più sezioni a seconda delle necessità. I contenuti possono essere scritti direttamente all’interno del tool (stile Word), copia-incollati o importati, totalmente o parzialmente, da fonti esterne (rtf, doc, docx, txt, html, epub, mht).
- Area di inserimento delle sezioni e sottosezioni che compongono un documento e dei relativi titoli
- Possibilità di import di un intero documento con un unico click.
- Funzionalità di scrittura stile Word, con possibilità di formattare il testo secondo stili predefiniti, inserire immagini, link, ecc.
- Funzionalità di import parziale, export e salvataggio
- Funzionalità di inserimento immagini, link, allegati, ecc.
- Nota: sono possibili anche interventi di import massivo di documenti già disponibili realizzati con uno stile predefinito.
Gestione utenti e ruoli: le funzionalità Utenti e Ruoli consentono di creare, modificare ed eliminare utenze, gestire le password, creare, modificare e attribuire ruoli e associare prodotti e template.
- Ad ogni utente è possibile attribuire differenti ruoli e autorizzazioni sulla base di una matrice personalizzabile
- Il sistema offre inoltre una console di facile utilizzo per la creazione, rimozione o modifica delle utenze e l’assegnazione dei vari ruoli e permessi.
- La definizione dei ruoli consente inoltre di gestire in modo estremamente flessibile il grado di autonomia che hanno gli utenti nella produzione e/o pubblicazione dei contenuti.
- Solo chi ha il ruolo di Publisher ha visibilità del pulsante di pubblicazione dei contenuti.
Gestione Preview: la funzionalità consente di visualizzare l’anteprima del documento completa di tabella precompilata per l’associazione selezionata e di sommario (se previsto dal template di output per il tipo di documento scelto), e di esportare il documento in diversi formati testuali (RTF, DOC, DOCX, TXT, HTML, EPUB, MHT) in modo da poterlo condividere con canali differenti dall’interfaccia.
La funzione Versioni consente di aggiornare (modificare/eliminare/aggiungere) le versioni per le quali il documento risulta valido.
Gestione import & export dei documenti: la funzionalità consente di importare ed esportare documenti.
- Dall’home page è sempre possibile accedere alla Pagina di esportazione della lista dei documenti.
- I differenti filtri e modalità di filtro disponibili in homepage per ricercare i documenti possono essere utilizzati anche per circoscrivere la lista da estrarre.
- I filtri sono disponibili e modificabili anche dalla griglia di esportazione. Sono inoltre disponibili i filtri relativi all’ID documento e agli attributi associati al documento (es. un ID documento associato a differenti prodotti/servizi).
- Una volta individuati i documenti di interesse è possibili esportarne la lista in Excel
Analytics & Reporting
La piattaforma KIM è corredata di uno strumento di analytics e reporting integrato che consentono di analizzare tutti i dati disponibili della piattaforma di Knowledge Base. Sono possibili analisi qualitative e quantitative esaminando diversi KPI con diversi livelli di analisi con dashboard di monitoraggio sull’utilizzo della KB e delle principali metriche di analisi e trend.
Le dashboard hanno lo scopo di definire l’analisi delle modalità di utilizzo del portale KIM di Knowledge Management da parte degli utenti, attraverso lo studio di precise metriche come il volume totale di ricerche eseguite, il numero di documenti aperti a seguito di una ricerca o l’identificazione di cluster di comportamento così come dei tiket aperti. Il sistema permette di effettuare logiche di drill down & up dal livello più aggregato fino ad ogni singolo utente. La configurazione standard permette di ottenere insight e informazioni sui comportamenti e sulle tipologie di richieste/problemi, per un processo continuo di miglioramento e ottimizzazione dei documenti e delle informazioni della KB e dei processi. A richiesta possono essere implementate altre tipologie di analisi e di correlazione con altri metadati eventualmente associati.
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