Il momento finale di una vendita è nella maggior parte dei casi la firma di un documento, ordine o contratto che sia, che descrive il prodotto o il servizio, le parti e i termini dell’accordo, il costo e le modalità di pagamento. Con la firma si vanno ad aggiungere il luogo, la data, qualche volta anche l’ora e tutti i dati relativi ai contraenti.
In poche parole, un contratto o un ordine è un concentrato di dati che sono necessari per rendere effettivo l’accordo. È quindi indispensabile per il valore legale del documento che si possa avere la certezza della correttezza di quanto inserito e della validità della firma. Certezze che con il processo manuale sono molto difficoltose da garantire, creando un aggravio di lavoro per le persone coinvolte. L’utilizzo di uno strumento per la firma digitale si inserisce nel flusso di lavoro della creazione degli ordini e dei contratti completandone la digitalizzazione e l’automazione dei vari passaggi.
Nel giugno 2020 Forrester intitolava un suo rapporto The Time For A Digital Signature Is Now: le condizioni per digitalizzare anche le ultime fasi della chiusura di un contratto ci sono tutte. Riduzione degli incontri di affari in presenza, ricerca di soluzioni contactless e soprattutto necessità di rendere meno farraginoso tutto l’iter che costringeva il firmatario a stampare, firmare, scansionare e rispedire un documento. Infatti, secondo Gartner, negli ultimi due anni l’adozione della firma elettronica ha subito una forte accelerazione, proprio perché risponde all’esigenza di rendere più fluidi tutti i passaggi, automatizzando tutto ciò che è ripetitivo. Naturalmente, ogni tecnologia di firma elettronica garantisce gli standard di sicurezza e compliance richiesti dalle norme e dalle buone pratiche aziendali.
“I documenti che devono essere firmati sono una delle maggiori difficoltà nel percorso del cliente. Tradizionalmente, questi hanno bisogno di essere consegnati per posta o a mano – e c’è sempre il rischio di perdere i documenti.” dice Cristina Parigi, Country manager Italia di CM.com. “Noi garantiamo un processo di firma molto user-friendly, sia per renderlo snello e semplice, sia allo stesso tempo per ridurre le possibilità di errori o confusione da parte dei firmatari. Con la firma elettronica basta inserire il proprio indirizzo email e il firmatario riceve subito il documento. Seguendo dei facili passaggi, si ottiene in un attimo il documento firmato, con tutte le caratteristiche necessarie perché abbia valore legale.”
Semplificare l’acquisizione dei dati
La firma elettronica viene connessa ai sistemi di acquisizione degli ordini o di gestione dei documenti, creando un unico flusso di lavoro. Questo lo si ottiene integrando lo specifico software che garantisce la validità della firma (con il riconoscimento del firmatario, la validazione della firma e l’autenticazione a due fattori) nell’intero processo documentale, in modo che tutto si possa svolgere utilizzando un unico strumento. L’intero processo è meno oneroso per tutti, i tempi diminuiscono notevolmente, le relazioni con clienti, partner e fornitori migliorano. La combinazione del software di firma digitale con l’automazione del flusso di lavoro rende completamente automatizzati e ripetibili interi processi aziendali, senza la necessità di passaggi manuali.
Inviare contratti e richiedere firme elettroniche è un affare di pochi minuti. La velocità e la comodità dei flussi di lavoro digitali riducono i giorni del ciclo di vendita: si calcola che il tempo medio di ricezione del documento firmato si riduce da 12 giorni a 9 ore. Vengono anche eliminati gli errori umano e ridotti i costi legati alla gestione degli ordini.
A tutto questo si aggiungono anche maggiori garanzie legali sulle firme acquisite, perché l’integrazione della tecnologia di firma elettronica nel processo di vendita riduce al minimo i rischi, migliora la sicurezza e fornisce una cronologia dettagliata delle transazioni per ogni documento.
I timestamp aiutano a tenere traccia di ogni interazione, modifica e firma: per esempio, con la firma cartacea non è possibile sempre capire chi ha realmente firmato e a che ora, due elementi che possono garantire la validità legale del documento e che sono automaticamente raccolte utilizzando la firma elettronica.
Ridurre i tempi
Quando i sistemi sono integrati, anche la preparazione di un accordo o di un ordine è rapida perché si possono utilizzare i dati già presenti nel CRM per auto compilare i campi dei form dei contratti, verificare l’identità del firmatario e, una volta concluso il processo di firma o la transazione, registrare i dati relativi al metodo di pagamento, all’ora e al giorno della firma e così via.
Per esempio, per emanare i termini di un accordo si estraggono le informazioni (ordini di lavoro, inventari di acquisto, pagamenti, ecc.) da diversi sistemi, avvisando clienti, dipendenti e partner dei vari passaggi a cui è stato sottoposto il documento, che verrà poi firmato e conservato. Oppure, durante una trattativa di vendita si prepara un’offerta, questa viene spedita al cliente che la restituirà all’azienda firmata, e l’azienda la poi gestirà a livello amministrativo.
Il documento che viene creato con un flusso digitale automatizzato, oltre a contenere tutti i dati necessari, identifica in modo chiaro dove occorrono le firme in modo da guidare i firmatari e non dimenticarne neppure una. Quando il documento è pronto viene inviato, se necessario, all’approvazione interna oppure direttamente ai firmatari. Tutti i firmatari ricevono una notifica via email o whatsapp secondo le regole impostate (per esempio, una successione specifica di firme) e quando il documento è firmato il flusso di lavoro continua il processo con notifiche, instradamento, controfirme e altro ancora. Anche i solleciti sono gestiti automaticamente, con l’invio di promemoria a coloro che devono firmare. Quando tutto è concluso il sistema invia una notifica all’ufficio responsabile del processo.
Il ricorso alla firma elettronica non solo semplifica le attività interne, ma rende più semplice la vita anche ai clienti che spesso dopo un acquisto o un ordine on line devono barcamenarsi tra applicazioni, stampanti e scanner. Una complicazione incomprensibile in particolare quando si presenta dopo esperienze completamente digitali nelle fasi di scelta e di definizione dell’acquisto che può far scoraggiare i meno determinati.
La firma elettronica fa parte del più ampio tema dell’automazione dei processi aziendali, ormai centrale per la trasformazione digitale delle aziende di qualsiasi settore e dimensione. Snellire e automatizzare le procedure e gli iter aziendali, migliorandone anche la precisione, è infatti ormai indispensabile se si vuole rimanere competitivi in un mercato che ha margini sempre più ristretti. Per esempio, è stato calcolato che con i processi di firma manuali le aziende perdono migliaia di ore all’anno, che ovviamente si traducono in costi che possono essere compressi e inefficienze che vanno eliminate. Oppure, recenti ricerche hanno messo in evidenza che i team di vendita trascorrono solo il 39% del loro tempo a vendere attivamente, mentre il resto è impegnato nel lavoro di amministrazione e in attività di verifica e reporting. Uno dei passaggi che consuma in modo sterile molto tempo è proprio quello della preparazione e della firma dei contratti di vendita, che è un vero e proprio anello debole nella catena di vendita.
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