Come il Process Mining può ottimizzare le performance aziendali

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La complessità dei processi aziendali ha reso necessario l’utilizzo di strumenti nuovi, innovativi e migliori rispetto ai metodi di analisi “tradizionali” che si sono invece rivelati troppo dispendiosi in termini di tempo e di risorse: interviste per area aziendale, interminabili riunioni e un approccio improntato alla rilettura “a posteriori” dei processi richiedono molto tempo e – di conseguenza – portano a risultati parziali e ormai datati rispetto al presente. 

Secondo la definizione dell’IEEE (Institute of Electrical and Electronics Engineers), il Process Mining può essere considerato come il ponte che collega il Business Process Management con tutte le altre discipline analitiche non direttamente orientate ai processi, come statistica, data mining, machine learning e business intelligence.

Il Process Mining si basa sullo sfruttamento dei log dei dati di registrazione provenienti dai sistemi informativi aziendali, correttamente filtrati e ripuliti mediante algoritmi di data cleaning.

Questa è l’immagine di tutti i percorsi realmente compiuti durante lo svolgimento delle attività. Una cosa molto diversa dalla teoria, quella che si pensa sia governata definendo procedure o regole organizzative.

Da questo punto di vista il Process Mining rappresenta un’importante innovazione nell’analisi dei processi aziendali, perché permette di rappresentarli per come si svolgono realmente, in modo veloce ed oggettivo: ciò avviene tracciando un perimetro d’azione in cui l’applicazione analizza le sequenze di condizioni (trigger) e azioni (task) che determinano la realizzazione di un processo.

Dopodiché, il software di BPMN (Business Process Management), restituirà il flusso organizzativo attualmente in utilizzo, in modo da capire quali siano gli aspetti da migliorare e ottimizzare all’interno di ogni processo.

Il Process Mining, integrato al software CRM, permette di velocizzare un’attività altrimenti molto complessa, senza che sia più necessario rivolgersi singolarmente ai diversi dipartimenti: è possibile misurare l’efficienza dei processi attraverso l’analisi del flusso di lavoro, la sua corretta esecuzione e distribuzione, i tempi medi di esecuzione e i carichi di lavoro.

La logica a processi, lo sviluppo di un sistema CRM e l’applicazione di tecniche innovative come il Process Mining rappresentano un fattore importante anche per l’incremento del ROI (Return on Investment),

ovvero il ritorno economico sugli investimenti messi in atto: basti pensare all’impatto economico che può avere la velocizzazione dei processi grazie alla rimozione degli intoppi (anche detti “colli di bottiglia”).

Inserire l’azienda all’interno di una logica a processi significa anche ottenere numerosi benefici in termini economici sia come riduzione dei costi che, di conseguenza, come aumento dei ricavi.

È possibile infatti ottenere un incremento dell’efficienza delle risorse che può andare oltre il 30% perché le applicazioni vengono integrate e la formazione sulle procedure si riduce, così come si riduce il tempo di introduzione di nuove risorse. La durata media dei processi può diminuire fino al 70% con conseguente diminuzione della durata e dei costi totali di gestione.

La visualizzazione alternativa di un Processo: un diagramma di Gantt che mostra i lead time di ciascuna fase di esecuzione, sia a livello macro che di dettaglio.

Per costruire un’analisi dei processi valida ed efficiente è necessario dotarsi di un software con motore BPMN (come ad esempio vtenext) in grado di eseguire una mappatura efficace e sviluppare un’altrettanto efficace logica CRM process driven. In questo modo sarà possibile implementare e rendere operativi i processi digitali utili all’azienda con tempi ridotti.

Articolo a cura di Vtenext

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