Secondo il Project Management Institute, solo il 26% dei progetti viene completato. Questo significa che la maggior parte di essi non va a buon fine: succede per esempio che un progetto non venga consegnato in tempo, sfori il budget o non raggiunga i risultati sperati. Molti di questi fallimenti possono essere attribuiti a una cattiva gestione del progetto.
Il Project Manager gioca un ruolo fondamentale nella riuscita di ogni progetto. Oltre a “tormentare” tutti i collaboratori affinché rispettino le scadenze, ha bisogno di competenze particolari per portare a termine il lavoro. Teamleader, azienda tecnologica che offre soluzioni integrate di CRM, ha selezionato una lista non esaustiva delle otto competenze essenziali di cui ogni Project Manager dovrebbe disporre, in misura maggiore o minore, fondamentali per la riuscita di un ottimo progetto – come si legge nell’ebook Le basi per la gestione di progetto.
1. Comunicazione
I Project Manager migliori dispongono di buone doti comunicative. Sanno come definire gli obiettivi chiaramente, riescono a spiegare le attività in corso d’opera in un modo che consente a tutti i membri del team di capire immediatamente cosa ci si aspetta da loro, e sono in grado di presentare risultati concreti al cliente o al richiedente. Sanno anche quando è il momento di fare una telefonata o di organizzare una riunione di aggiornamento, o quando invece basta un’e-mail. La maggior parte dei progetti fallisce per colpa di una comunicazione carente. Comunicando in modo chiaro e con prontezza, il responsabile di progetto mantiene il controllo del progetto e rafforza al tempo stesso la sua credibilità, stimolando il senso d’appartenenza.
2. Leadership
I grandi Project Manager sono degli ottimi leader e riescono a essere risoluti e simpatici allo stesso tempo. Sanno come ispirare, stabilire una visione chiara e motivare ogni membro del team a lavorare in modo efficiente verso un obiettivo comune.
3. Diplomazia
Tutti i colleghi sono in fondo esseri umani, e spesso portano con sé il proprio bagaglio di conflitti (personali e professionali). Un responsabile di progetto capace risulta essere diplomatico, in grado di contenere questi conflitti e di creare una situazione vantaggiosa per tutti.
4. Gestione dei tempi
Per gestione dei tempi non si intende solo il rispetto della tabella di marcia. Questa competenza riguarda anche l’abilità di rispettare i tempi, i propri e quelli dei colleghi. Questo significa avere il coraggio di dire “no” quando la vostra programmazione non lo consente, e di rendere i vostri meeting super efficienti.
5. Controllo dei costi
Un’altra competenza critica per la gestione dei progetti è la gestione del budget. A meno che non vi troviate a lavorare per uno sceicco o per una start-up generosamente finanziata, molto probabilmente dovrete rendicontare ogni centesimo che spenderete. “Meno è meglio” è il motto dei nostri tempi, quindi assicuratevi di essere in grado di gestire le finanze del progetto in modo intelligente, per riuscire a fare il maggior numero di cose con la minor quantità di risorse possibile.
6. Gestione del rischio
La capacità di controllare e di anticipare i rischi è segno che avete pieno controllo del vostro progetto. Dato che a nessuno piacciono le brutte sorprese, fate una lista delle cose che potrebbero andare male prima che ciò accada veramente, e trovate il modo di reagire causando il minor impatto possibile.
7. Efficienza nelle riunioni
Un Project Manager passa la maggior parte del suo tempo orchestrando riunioni con vari tipi di pubblico, tra cui i membri del team di lavoro, i clienti, gli alti dirigenti e altri stakeholder. Arrivare alle riunioni preparati può risparmiarvi molti problemi: invitate solo le persone che sono cruciali per il successo di quello che verrà discusso in sede di riunione, inviate loro la lista degli argomenti in anticipo (insieme alle possibili domande), stabilite chiaramente gli obiettivi all’inizio della riunione e tenete d’occhio l’orologio.
8. Esperienza in materia
I responsabili di progetto che conoscono nel dettaglio il tema del progetto hanno un vantaggio maggiore su quelli che invece non sono così preparati. E anche se in molti commenterebbero che la pianificazione è più importante del piano stesso, la differenza tra un bravo responsabile di progetto e uno eccellente sta nell’esperienza che possiede sulla materia trattata dal progetto. Essere a conoscenza di come funzionano le cose nel dettaglio vi permetterà di rispondere a domande complesse e vi aiuterà ad adattarvi più velocemente in caso di necessità.
Il supporto di Teamleader ai Project Manager
È evidente che una gestione dei progetti efficiente porta con sé molti benefici: mantenere una visione d’insieme chiara riguardo alle persone coinvolte, alle tempistiche e al budget vi può aiutare a rispettare le scadenze e a selezionare le risorse senza sforare il budget… Ma come riuscire ad avere tutto sotto controllo? Non è semplice mettere in atto le strutture che si hanno in mente, anche quando si conoscono bene le basi. Questo problema scompare quando utilizzate uno strumento per la gestione dei progetti che soddisfa le vostre necessità. È importante capire come un software vi possa aiutare a mantenere una visione d’insieme chiara, ad assegnare ruoli e responsabilità, a collaborare meglio e infine a consegnare progetti di qualità.
Teamleader potrebbe essere lo strumento che fa fare un salto di qualità al modo in cui gestite i vostri progetti.
Potrete avere una visione accurata dei progetti in fase di svolgimento. Quali progetti riusciranno a essere completati in tempo e quali invece avranno bisogno di lavoro extra per non sforare la consegna? Basterà un’occhiata per capire quali progetti sono sul binario giusto e quali invece hanno bisogno della vostra attenzione. Grazie alla possibilità di analizzare sia nel dettaglio che in generale le attività dei vostri collaboratori e il loro carico di lavoro sarete sempre aggiornati sullo stato di avanzamento del progetto, risparmiando così molto tempo.
Potrete assegnare e pianificare attività diversificate per ogni collaboratore, senza dover controllare ogni agenda separatamente. Sotto l’etichetta “persone” potrete trovare una panoramica del carico di lavoro: chi è molto impegnato e chi invece ha ancora del tempo da poter dedicare al progetto?
Questa panoramica d’insieme porta con sé numerosi vantaggi. Essere in grado di fare una stima accurata delle tempistiche può avere una grossa influenza sul budget vostro e del vostro cliente. Inoltre, fornire preventivi precisi rappresenta un fattore chiave in una comunicazione trasparente.
Naturalmente, questa funzione è solo una parte del modulo di gestione progetti, che vi consente anche di:
- avviare nuovi progetti con stadi e obiettivi intermedi ben definiti;
- monitorare il budget dedicato a ogni stadio del progetto e definire tariffe orarie diversificate all’interno dello stesso;
- consentire ai clienti di analizzare lo stato di avanzamento del progetto attraverso la piattaforma Projectcloud;
- ottimizzare le prestazioni dei vostri impiegati;
- fatturare automaticamente le ore lavorate o i budget.
Articolo a cura di Teamleader
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