Come utilizzare il Knowledge Management per ridurre i costi aziendali

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Il Knowledge Management permette di gestire al meglio le risorse aziendali per favorire la riduzione dei costi aziendali

Il Knowledge Management aziendale ha l’obiettivo di ottimizzare le risorse all’interno delle imprese e favorire l’accesso alla conoscenza. Integrare metodi di gestione delle conoscenze nella propria strategia aziendale può quindi rappresentare un vantaggio nell’ottica di riduzione costi aziendali. Vediamo come.

Risorse aziendali: cosa sono e come si dividono

Le risorse sono i pilastri essenziali della strategia d’impresa” e possono essere classificate in due fondamentali categorie:

  • – Risorse aziendali tangibili: comprendono tutte le risorse fisiche e finanziarie che possono essere indicate nel bilancio aziendale, poiché facilmente quantificabili e misurabili.
  • – Risorse aziendali intangibili: tutto ciò che riguarda la tecnologia e i metodi di produzione, le capacità di innovazione, l’accesso alle informazioni, ma anche la reputazione e la cultura aziendale, la fidelizzazione dei clienti e le relazioni con gli stakeholders, elementi di più difficile misurazione.

Fra quest’ultime sono particolarmente rilevanti le risorse umane aziendali: esse sono strettamente legate alle persone che fanno parte di un’organizzazione e rappresentate dalle skills individuali, capacità di comunicazione e collaborazione, motivazione del personale ecc. Le risorse intangibili sono quindi più difficili da coltivare e mettere a frutto, per questo è fondamentale saperle ottimizzare per ottenere vantaggio competitivo.

Cos’è il Knowledge Management

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La Knowledge Base di un’azienda è il patrimonio di informazioni e procedure fondamentali per i dipendenti e i clienti: il cosiddetto know-how. La tacit knowledge, o conoscenza implicita, ne rappresenta l’elemento più prezioso, perchè composta da best-practices e processi decisionali messi in pratica dagli attori aziendali, collaudati con il tempo e tramandati (in parte) attraverso l’esperienza.

Per questo motivo, è importante che il capitale intellettuale possa risultare facilmente accessibile e condivisibile tra i vari dipartimenti, affinché chiunque, secondo il proprio ruolo, possa sfruttare le informazioni messe a disposizione per svolgere al meglio il proprio lavoro.

Gestione delle risorse aziendali con il Knowledge Management

Tra le risorse intangibili, sono importanti le informazioni e le conoscenze che risiedono nel personale aziendale. Fra queste vi sono sicuramente tutte quelle best practices che permettono di affrontare procedure nuove e risolvere problemi, ma che spesso non sono capitalizzate, cioè non vengono raccolte e organizzate per essere messe a disposizione di chi ne ha bisogno.

La dispersione di preziose informazioni può comportare costi elevati per l’azienda. I costi legati alla ricerca di tali informazioni e i costi legati al tempo per ricostruire quelle non trovate si traducono in tempo non dedicato ad attività profittevoli.

Per questi motivi, è necessario che ogni azienda o organizzazione abbia dei sistemi di gestione delle conoscenze. I software di Knowledge Management, appunto, permettono l’ottimizzazione delle risorse per raggiungere l’obiettivo di riduzione costi aziendali.

Riduzione costi aziendali: come fare?

La gestione delle conoscenze aziendali si basa sull’implementazione di sistemi per archiviare, gestire e tenere traccia delle informazioni contenute nella Knowledge Base.

L’utilizzo di un software di knowledge management dovrebbe, infatti, garantire alcuni vantaggi di base:

  • – essere compatibile con tutti i formati di file (desktop e web);
  • – integrabile con più piattaforme e applicazioni;
  • – rendere possibile la suddivisione in utenti e gruppi per quanto riguarda l’accesso ai documenti;
  • – rendere possibile il follow-up e l’aggiornamento dei contenuti, fornendo grafici e analisi sulle attività;
  • – garantire la sicurezza dei dati, anche on cloud.

In tal modo si migliora il flusso di lavoro dell’azienda, evitando sprechi di tempo per ricercare documenti e procedure o apertura di ticket e promuovendo la collaborazione.

Inoltre, garantendo l’accesso alle conoscenze, migliorano anche le relazioni con i clienti, che non dovranno più telefonare al Servizio Clienti o restare in attesa di risposta, ma potranno ricevere le informazioni che cercano tempestivamente o ricercarle autonomamente.

I costi che vengono ridotti dall’introduzione di un software di gestione documentale sono riconducibili soprattutto alle risorse materiali, legati alla creazione ed archiviazione di documenti. Grazie all’archiviazione in cloud l’accesso alle informazioni e il recupero dei file sono facilitati e possibili anche da remoto.

Focus sulle persone: 3 vantaggi del Knowledge Management

Il Knowledge Management è stato sviluppato con l’obiettivo di gestire le conoscenze aziendali, esplicite ed implicite.

Il focus di questa branca aziendale non è quindi la mera conoscenza esplicita e documentata, ma anche le persone. Tutti coloro che, facendo parte di un’organizzazione, ne costituiscono il capitale più importante, detentori di know-how ed esperienza, rappresentano la cosiddetta “tacit knowledge“.

Per questo, concentrarsi sullo sviluppo di un buon sistema di Knowledge Management oggi vuol dire creare le possibilità per tutti i dipendenti e clienti di un’impresa di condividere e avere accesso alle informazioni, nel modo più veloce e facile possibile, riducendo così costi e risorse da impiegare nel flusso di lavoro aziendale.

Creare un database on cloud, al quale è possibile accedere in ogni momento e in ogni luogo, garantisce per tutti i dipartimenti la circolazione delle conoscenze. Ma prima di adottare un sistema di KM, è bene evidenziare (e mettere in pratica) alcuni suggerimenti legati alla cultura della propria organizzazione.

Tra questi vi è sicuramente la buona pratica di identificare e valorizzare gli esperti che si hanno in azienda.

Se, infatti, un collaboratore viene gratificato in virtù del proprio ruolo di esperto su un determinato argomento, sarà più propenso a condividere le proprie conoscenze ed esperienze.
Per fare questo è necessario anche diffondere la pratica di documentare le best practices per la risoluzione dei problemi. In tal modo ogni dipendente quando ha a che fare con una nuova procedura di problem solving sarà abituato ad annotarne i passaggi, che andranno a formare una nuova base di conoscenza. Infine, non resta altro che favorire la collaborazione fra persone.

Come? Fornendo ai dipendenti e collaboratori degli strumenti social per mettersi in collegamento e lavorare in team. Questi espedienti saranno utili per far emergere le cosiddette “conoscenze tacite”, scambiarsi consigli e informazioni sulla base delle competenze di ognuno, nell’ottica di favorire la cultura del Knowledge Sharing.

Pigro per ottimizzare le risorse aziendali

Per gestire al meglio le conoscenze aziendali e, di conseguenza, ridurre i costi legati alla dispersione di informazioni, è fondamentale implementare i sistemi di archiviazione e gestione, rendendo facilmente ricercabile il loro contenuto.

Pigro offre un software di knowledge management per poter organizzare e rendere accessibile la tua conoscenza aziendale, facendo così risparmiare tempo e risorse a dipendenti e ai clienti.
Pigro importa automaticamente la documentazione aziendale da qualsiasi repository e in ogni formato, permettendoti poi di interrogarla come un vero e proprio motore di ricerca, attraverso un’interfaccia conversazionale in linguaggio naturale, semplice e intuitiva.

Grazie all’automatizzazione della fase di training, estrae dalla documentazione tutte le domande e risposte esistenti, tenendo traccia delle ricerche effettuate che potranno così essere salvate e condivise con gli utenti. Può essere utilizzato per il Customer Care, per migliorare le performance in termini di qualità e velocità, permettendo agli operatori del Customer Service di fornire al cliente risposte rapide e puntuali.

Anche per gli impiegati dell’Help Desk sarà più facile e immediato ricercare i contenuti e accedere alle risposte nella Knowledge Base, riducendo il carico di lavoro per le altre divisioni, permettendo al personale di concentrarsi sulla risoluzione dei problemi a più alto valore aggiunto.

Articolo a cura di Pigro

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